Para el desarrollo de sus funciones y objeto social, la Fundación Clínica Infantil Club Noel, necesita recolectar, almacenar, procesar, usar, tratar y disponer de datos e información personal de pacientes, clientes, empleados, proveedores, estudiantes y demás personas y entidades relacionadas con la prestación del servicio de salud, por lo cual; es necesario establecer mecanismos seguros y confiables que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus sistemas de información y de las distintas bases de datos con las que cuenta la institución. En virtud de lo anterior; se establecen los siguientes criterios para el manejo de la información de sus grupos de interés.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES USUARIOS, CLIENTES Y PACIENTES
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, establece que, conforme a la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen y modifiquen; en su condición de responsable del tratamiento de datos de los niños, niñas, adolescentes, padres, familiares, acompañantes, tutores, acudientes y/o demás personas consideradas usuarios o clientes, que hayan facilitado o que en un futuro faciliten su información personal; se encuentra en la obligación de recolectar, custodiar y tratar la información personal de acuerdo a lo contenido en la Política de Tratamiento de Datos Personales, y su uso será exclusivo de la institución para ejercer de manera completa la prestación de los servicios de salud desde las funciones médicas, asistenciales y administrativas relacionadas con la misma, además de hacer partícipes a sus usuarios, clientes y pacientes de campañas, noticias y/o novedades, actualizaciones, programas Promoción de la salud y Prevención de las enfermedades, lanzamiento de nuevos servicios, evaluaciones del servicio ofrecido y demás información general que la Fundación Clínica Infantil considere de interés para sus clientes, usuarios y pacientes; y se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales.
Para la captura, tratamiento, uso y disposición de esta información se contará con previa autorización del cliente, usuario, mayor de edad que provea la información.
Manejo de la información de la historia clínica:
- En la Fundación Clínica Infantil Club Noel, existen procedimientos establecidos y de obligatorio cumplimiento, para la captura, almacenamiento, tratamiento, uso y difusión de los datos de salud de los pacientes. Estos procedimientos limitan el acceso a la información, según la finalidad médica y administrativa, indispensable para garantizar el derecho a la salud de los usuarios y deben ser acatados por el personal médico y administrativo, que accede a ellos en cumplimiento de las funciones de su cargo.
- El personal médico-asistencial podrá, en ejercicio de su profesión; tener conocimiento de la historia clínica del paciente, con el fin único de realizar la prestación del servicio de salud.
- En la Fundación Clínica Infantil Club Noel, la información y los datos relacionados con la salud de nuestros pacientes son de especial sensibilidad; por lo tanto, los empleados que en virtud de las funciones de su cargo tienen acceso a ellos, se encuentran informados de la sensibilidad de dichos datos y de las sanciones que conlleva el uso indebido de los mismos; y no podrán exponer el contenido de la historia clínica ni de los resultados de exámenes de apoyo diagnóstico, procurando en todo momento el tratamiento confidencial y reservado de los mismos y garantizando el derecho a la intimidad de los usuarios.
- Con el fin de prevenir la fuga de información sensible, en la Fundación Clínica Infantil Club Noel se han establecido mecanismos de protección tales como la restricción de uso de memorias USB y otros medios extraíbles en los computadores de la institución y el uso y monitoreo de correos electrónicos institucionales. Así mismo; tiene una guía clara de creación, permisos y autorizaciones de perfiles de usuarios y contraseñas seguras, de acuerdo al rol de cada colaborador, dentro del sistema de la historia clínica electrónica y demás bases de datos institucionales. El departamento de sistemas monitorea diariamente documentos con códigos maliciosos a través del antivirus instalado en cada equipo de red. Adicionalmente, sólo se puede consultar la historia clínica estando dentro de la red de la institución o desde equipos remotos previamente autorizados en casos excepcionales. Para la consulta de la historia clínica física también se ha establecido cuáles cargos, de acuerdo a sus funciones; tienen acceso a la información.
- Se han establecido requisitos de entrega de la información de la historia clínica y otros resultados de apoyo diagnóstico: la información sólo será entregada al padre, madre o representante legal del menor. También podrá ser entregada a una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PROVEEDORES Y CONTRATISTAS:
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel, garantiza la seguridad de la información necesaria para llevar a cabo sus compromisos con proveedores y contratistas; cumpliendo con los requisitos del sector salud y demás reglamentación legal y regulatoria, aplicable a la relación contractual con terceros.
- La información suministrada por proveedores y contratistas se utilizará exclusivamente para garantizar el cumplimiento y normal desarrollo de las actividades comerciales y/o de servicios contratadas.
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel intercambiará información relacionada con los servicios contratados con terceros con la finalidad de dar cumplimiento a los compromisos adquiridos por ambas partes.
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel se compromete a proteger la información capturada, almacenada, procesada, utilizada y difundida en sus procesos internos y en sus sistemas de información; así como aquella a la que tengan acceso sus proveedores, contratistas y servicios outsourcing en virtud de la labor para la cual hayan sido contratados. Para ello, se establecerán los controles necesarios para evitar su uso indebido y para minimizar los riesgos de carácter financiero, operativo o legal derivados del uso de la información propia y de terceros; y los datos contenidos en ella.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLABORADORES:
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel brindará capacitación a todo su personal con el fin de crear conciencia acerca del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la seguridad de la información y la protección de los datos que sean propiedad de la Institución y de terceros.
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel establecerá las directrices necesarias para que su personal de nómina y contratistas conozcan y cumplan la Política de Seguridad de la Información y de Protección de Datos, además de las sanciones derivadas de su incumplimiento.
- Todo empleado de la Fundación Clínica Infantil Club Noel está en la obligación de registrar y reportar el incumplimiento potencial o confirmado de las directrices establecidas en esta política.
- Todo empleado de la Fundación Clínica Infantil Club Noel, es responsable de garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de los datos, que de acuerdo con las funciones de su cargo; captura, almacena, procesa, utiliza y difunde.
- Todo empleado de la Fundación Clínica Infantil Club Noel, que realice el tratamiento de datos personales de naturaleza privada debe garantizar la reserva de la información aún después de haber terminado de cumplir con la labor por la cual tuvo acceso a los datos.
En cuanto a la base de datos con información de empleados, ex empleados y candidatos a cargos, la Fundación Clínica Infantil Club Noel, garantiza su uso exclusivo para los procesos internos de selección, capacitación, entrenamiento y seguimiento de las funciones del cargo al que se aspira o es contratado. Sin embargo, en caso de ser requerido por disposiciones legales, contractuales y/o laborales esta información podrá ser compartida con entidades legales, judiciales y fiscalizadoras debidamente autorizadas para su
conocimiento. En todo caso, se dará cumplimiento a la normatividad aplicable en materia laboral y de seguridad social.
- La Fundación Clínica Infantil Club Noel, utilizará la información personal recolectada, con el fin de establecer canales de comunicación que le permita hacer partícipes a sus empleados de temas relacionados al direccionamiento estratégico, cultura organizacional, actividades, noticias, comunicados y/o novedades, campañas Promoción de la salud y Prevención de las enfermedades, jornadas académicas, lanzamiento de nuevos servicios, evaluaciones internas, capacitaciones, inducción, reinducción y demás información general que la Fundación Clínica Infantil Club Noel considere de interés para sus empleados, y podrán ser informados a través de su correo electrónico personal y/o institucional; garantizando el respeto de sus derechos fundamentales.
- Con el fin de ayudar al personal a garantizar la captura, almacenamiento, uso, tratamiento y difusión adecuada de la información que tiene a su cargo, la Fundación Clínica Infantil Club Noel, protegerá sus sistemas de información y sus bases de datos de amenazas externas e internas, así como sus equipos de procesamiento y la infraestructura tecnológica y física que da soporte a los procesos de la Institución.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ESTUDIANTES:
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, garantiza la seguridad de la información necesaria para llevar a cabo sus compromisos con las entidades de educación superior con las cuales se tenga convenios de docencia servicio: cumpliendo con los requisitos del sector salud y demás reglamentación legal y regulatoria, aplicable a la relación contractual con terceros.
Los datos personales de los estudiantes serán suministrados por la entidad educativa a la que pertenecen y eluso, captura, almacenamiento, procesamiento y difusión de los mismos está limitado al desarrollo de la actividad educativa de formación o investigación estipulada en el convenio suscrito para tal fin. Sin embargo, de acuerdo a la reglamentación colombiana podrá suministrarse información para cumplir requerimientos del Ministerio de Educación Nacional u otras autoridades en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SOBRE FOTOGRAFÍAS Y FIJACIONES AUDIOVISUALES Y DE PROPIEDAD INTELECTUAL OTORGADOS A LA FUNDACIÓN CLÍNICA INFANTIL CLUB NOEL
La Fundación Clínica Infantil Club Noel podrá recolectar, almacenar, procesar, editar, usar, tratar y disponer de la información personal de pacientes, usuarios, empleados, proveedores, contratistas y personas externas que se encuentren
dentro o fuera de la institución en función de alguna actividad, estrategia y/o labor relacionada con la misión y/o servicios prestados en por el Club Noel; que sea obtenida a través de fotografías, imágenes, vídeos y/o grabación de audios.
La toma y recolección de esta información será notificada previamente a cada mayor de edad que cederá los derechos de uso de imagen propia y/o del menor de edad que represente.
El uso, distribución, tratamiento y disposición de la información recolectada será desarrollada de acuerdo al documento de “Autorización de uso de derechos de imagen sobre fotografías y fijaciones audiovisuales y de propiedad intelectual otorgados a la Fundación Clínica Infantil Club Noel”, que corresponda según cada público: pacientes menor de edad, usuario mayor de edad, colaboradores; y que está avalada por la institución.
La notificación y firma de la autorización, será exceptuada únicamente en casos de actividades, eventos, campañas, entre otras; que se realicen de manera pública y/o masiva dentro de las instalaciones de la Fundación Clínica Infantil Club Noel, en donde se requiera elaborar memorias o publicación de noticias. Para esto se realizarán tomas generales o de la infraestructura institucional, y no se requerirá de autorización de quienes aparezcan, bajo la premisa de que su participación es voluntaria.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, garantiza los derechos de los miembros de sus grupos de interés, en lo relacionado con:
- Conocimiento, actualización, rectificación o supresión de sus datos personales. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
- Autorización del tratamiento de los mismos.
- Conocimiento y acceso a mecanismos de peticiones, quejas y reclamos relacionados con el uso de datos.
DEBERES DE LA FUNDACIÓN CLÍNICA INFANTIL CLUB NOEL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, como responsable del tratamiento de datos, cumplirá los siguientes deberes:
Solicitar y conservar las autorizaciones otorgadas por los titulares.
- Informar al titular sobre la finalidad de la recolección, uso y tratamiento de la información suministrada.
- Conservar adecuadamente la información con el fin de evitar adulteraciones, pérdidas, fraudes o usos indebidos.
- Dar respuesta oportuna a las peticiones, quejas o reclamos relacionados con el uso de datos.
- Informar a las autoridades pertinentes los riesgos o violaciones de sus códigos de seguridad que afecten la administración de los datos de los cuales es responsable.
- Registrar y actualizar cuando sea necesario, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las bases de datos sobre las cuales hace tratamiento.
EXCEPCIONES APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Fundación Clínica Infantil Club Noel, hará excepciones para no hacer necesaria la autorización del titular en los siguientes casos:
Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.- Cuando los datos sean de carácter público.
- En casos de urgencia médica o sanitaria.
- Cuando el tratamiento de la información sea con fines históricos, estadísticos o científicos.
VIGENCIA:
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, conservará la información de sus grupos de interés, durante el tiempo que lo requiera de acuerdo a sus fines de uso y tratamiento.
El incumplimiento de esta Política de Tratamiento de Datos conlleva a las sanciones pertinentes de acuerdo a la ley colombiana y al reglamento interno de trabajo.
La Fundación Clínica Infantil Club Noel, podrá realizar modificaciones y actualizaciones de esta política cuando lo considere necesario.
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación en el sistema de información institucional.
